تختلف خصائص الرسالة الرسمية اختلافًا كبيرًا عن الأنواع الأخرى من الحروف من حيث أن هناك العديد من المكونات التي لا توجد بأحرف أخرى.
ربما يشعر البعض منا أن الرسائل الرسمية تبدو غريبة أو نادرًا ما نلتقي بها. لكن في الواقع ، لم نتلق أبدًا رسائل رسمية أثناء المدرسة. الخطاب الرسمي في شكل دعوة لأولياء الأمور لحضور الأحداث المدرسية مثل استلام بطاقات التقارير وغيرها من الأحداث.
في الأساس ، الرسالة الرسمية هي رسالة عامة مثل أي حرف آخر. إنه فقط ، في الرسائل الرسمية ، هناك خصائص وتنسيقات خاصة. لمزيد من التفاصيل ، دعونا نرى المزيد عن الرسائل الرسمية.
تعريف خطاب الخدمة
الخطاب الرسمي هو خطاب رسمي صادر عن وكالة مخصص للأغراض الرسمية.
عادة ما تحتوي الرسائل الرسمية على مصالح مؤسسة ذات طبيعة رسمية وعامة. عادة ، يتم توجيه الرسائل الرسمية إلى الأفراد أو الوكالات لتلبية الاحتياجات الرسمية للوكالات أو المؤسسات الخاصة.
لأن الرسائل الرسمية ترسل من مؤسسة إلى أخرى ، أو إلى شخص في منصب مهم. يجب أن تستخدم الرسائل الرسمية اللغة الرسمية والرسمية.
وظيفة خطاب الخدمة
بشكل عام ، تستخدم الرسائل الرسمية للأغراض الرسمية للوكالة. لكن من الناحية الوظيفية ، فإن الرسائل الرسمية لها الوظائف التالية:
- يعمل كمرجع للعمل ، مثل خطابات التعليمات وخطابات الإذن وخطابات اتخاذ القرار.
- تستخدم كمذكرة أو تذكير.
- كدليل على تطور وكالة أو مؤسسة.
- كدليل ، وخاصة خطاب الاتفاق.
خصائص الخطاب الرسمي
كما رأينا ، تختلف خصائص الرسائل الرسمية اختلافًا كبيرًا عن أنواع الرسائل الأخرى. يوجد في الخطاب الرسمي عدة أمور مثل ما يلي:
- يوجد ترويسة واسم الوكالة أو المؤسسة.
- يوجد رقم حرف ومرفق.
- هناك تحيات افتتاحية وتحيات ختامية.
- استخدم لغة رسمية.
- يوجد ختم وكالة أو مؤسسة على الرسالة.
هيكل خطاب الخدمة
قبل أن ننتقل إلى نموذج خطاب الخدمة ، نحتاج إلى فهم أجزاء الرسالة الرسمية.
تتكون الرسالة الرسمية بشكل أساسي من عدة أجزاء ، الأجزاء هي:
ناظر المدرسة
هذا القسم هو الجزء العلوي من الرسالة. عادةً ما يُظهر رأس الحرف هوية صانع الخطاب.
المثال هو:
SMA Bakti Mulya جاكارتا
جى. جيند. رقم Sutoyo No. 8 جاكرتا
لا. هاتف. (021) 60507256
مكان وتاريخ الرسالة
كخطاب رسمي ، يجب أن يكون للرسالة الرسمية تاريخ تصنيع صالح. هذا حتى يمكن استخدام الخطاب الرسمي كدليل أو تلخيص. عادة ما يكون تاريخ الرسالة في خطاب رسمي على يمين أعلى يمين بداية الرسالة.
مثال:
كودوس ، 20 أبريل 2019
الرقم والمرفق وخطاب الموضوع
في خطاب رسمي ، سيتم بالتأكيد سرد رقم الرسالة ومرفقها وموضوعها. عادة ما يكون هذا القسم أسفل الورق ذي الرأسية مباشرةً. المثال هو:
رقم: 159 / SMA Bakti Mulya Jakarta / 2019
المرفقات: -
الموضوع: دعوة
العنوان أو خطاب الغرض
بالطبع ، يجب أن يكون للرسالة المرسلة إلى شخص أو وكالة عنوان وجهة واضح. هذا حتى لا تقع الرسالة على المستلم الخطأ. أمثلة على العناوين البريدية هي:
العزيز. أولياء أمور الطلاب / أولياء أمورهم
الفئة XI ، XII ، XII SMA Bakti Mulya
جاكرتا
تحية طيبة
يجب أن يحتوي كل نوع من أنواع الرسائل على تحية افتتاحية ، بالإضافة إلى خطاب رسمي. يمكن أن تكون التحيات في الخطاب الرسمي:
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته.
بإخلاص،
محتوى الرسالة
كل رسالة رسمية لها محتويات وأغراض معينة. يتم تضمين الجزء الذي يشرح ذلك في نص الرسالة. من أمثلة أجزاء الجسم:
اقرأ أيضًا: ماذا تعني أتمنى لك كل التوفيق؟ شرح موجز وواضحمن أجل الاحتفال بيوم التعليم الوطني لطلاب SMA Bakti Mulya Jakarta ، سنقوم بصفتنا أطرافًا من التعليم المدرسي بإجراء مسابقة مسابقة بين المدارس.
سيعقد الحدث في:
اليوم / التاريخ: الخميس 14 مايو 2019
الوقت: 08.00 إلى 11.00 بتوقيت غرب إندونيسيا
المكان: جاكرتا
الحدث: مسابقة مسابقة
إغلاق
بعد التعبير عن محتويات الرسالة ، سيكون من الأفضل أن تنتهي الرسالة أيضًا بحرف ختامي. عادةً ما تبدأ الرسالة الختامية بالكلمات هكذا ، كفى ، شكرًا لك إلخ.
المثال هو:
وبهذا ننقل هذه الرسالة وشكرا لكم على كل اهتمامكم وتعاونكم.
Wassalamu'alaikum Wr. Wb.
اسم المرسل
على الرغم من ذكر هوية الوكالة التي أرسلت الخطاب في بداية الرسالة. يجب أن يتضمن الخطاب الرسمي أيضًا اسم مرسل الرسالة. عادة ما يكون اسم المرسل في أسفل الرسالة. المثال هو:
ناظر المدرسة،
دوني سودارمجي ، MPd
نموذج لرسالة الخدمة
فيما يلي مثال على خطاب رسمي حتى تتمكن من فهم رسالة رسمية بشكل أعمق.
خطاب خدمة المكتب
نموذج رسالة خدمة اللجنة
خطاب خدمة تنفيذ الجلسة
نموذج خطاب خدمة التعليم
وبالتالي مناقشة خصائص الخطاب الرسمي والأمثلة. نأمل أن يكون هذا مفيدًا لك.